8月5日(土) ホームページ委員会議事録

HP委員会 H29・8月 議事録 290805 10~12時 A棟集会室

出席者:   広報分科会       田辺、水流(つる)、上市、時津

       HP委員会       坂上、植松

       自治会広報部       栗山、村岡、社領

       レーベンコミュ     伊藤、堤(見学として出席)

議長:植松

議事録書記・署名人:植松

 

議事録署名人:時津 

議題

1.              アクセス状況確認

7月1ヶ月 アクセス数     10072       (6月19331)

7月1ヶ月 閲覧者数UU数    2488       (6月3743 

6月と比較して閲覧者数、アクセス数ともに激減したが通常よりはやや多い。掲載記事は14(先月30)と半減した。ページアクセスは6、27日が非常に多かった。「組合名簿の提出のご案内」が全戸配布されてから急増し、個人情報についての疑義や質問が投稿された。外部サイトの紹介はなし。

Googleアナリティクスにより多く読まれた記事は、

投書・投稿「名簿の提出先の再考を求めます」(173)、同「管理会社の監視・選択委員会の設置を」(67アクセス)、同「円滑な引き継ぎを」(64)などが多く読まれた。この件に対する住民の関心の高さが窺えた。

 

2.1ヶ月にUPされた記事 確認 (新入稿の記事 14件)先月30件

管理組合からお知らせに「月2日  平成29年度第四回 P.F.C.役員会議事録」

管理組合からお知らせに「髙津合同庁舎再整備事業に係わる要望書」

分科会・専門委員会活動レポートに上のバナー「7月23日 第1回植栽研究会議事録」

みんなの投書・投稿に「「神奈川合同庁舎の再整理計画」に対する要望書の公開を !」

みんなの投書・投稿に「名簿の提出先の再考を求めます」

イベント情報に「8月5日(土) やさしいパソコン教室開催のお知らせ」

共有ファイル置き場・議事録に「第1回合同会議(7月8日)議事録」

管理組合からのお知らせ「平成29年6月植栽管理作業報告①②」

修繕関係情報・修繕委員会の活動レポートに「 電気・防災設備更新工事(I工事)・三沢電機説明会レポート〈動画付〉」

管理組合からお知らせに「7月9日第1回合同会議速報!」

 

などなど。

3.議事

1)           委員会活動の確認 

☆「ホームページへの掲示の基本ポリシー」の確認

・公序良俗に反するもの、誹謗中傷に当たるもの以外は基本的に載せる。

・HP委員会は中立的な立場で管理組合や自治会に批判的なもの、賛同的なものも載せる。

     言論統制や検閲はしない、させない。

 

☆ 合同会議議事録の全戸配布について

7月9日の合同会議に提案され、採決は保留され、次回となった。HP委員会として改めて見解を出したい。

     広報分科会リーダー時津さん(賛成)とHP委員の植松(反対)が相反する意見を述べる、部外者から見ればおかしな事態になっている。

     本件は一昨年に大塚リーダーが提唱しアンケートを取ったが全戸配布に賛成が少なかったので、断念した。全戸配布するならダイジェスト版(A3裏表)が必須で、これは広報分科会の負担が大きくなるので現実的でないというのが当時の結論だった。

     この時と今と状況的には変わらない。「管理会社変更について多くの人が知らなかった」という状況は10ページの議事録を全戸配布しても変わらないと思う。議事録を全戸配布したから住民は知っているはずというのは執行部の言い訳づくりで、説明責任を果たしていることにはならない。

     住民に知って貰うには今回の「パーク便り」のように判りやすいビラをより頻繁にタイムリーに出すのが効果的で、議事録の全戸配布では不可能と考える。

     議事録を全戸配布するかどうかの議論よりも、全住民に如何に効率的かつ確実に情報を伝えるかを議論すべき。今の新任の合同会議では賛成多数で通る可能性が高い。時間を巻き戻すことにならないようしなければならない。

 

     全戸配布するなら読んで貰える議事録にするのが大事。ページ数は少なく、カラー紙面で写真なども入れて読みやすくする。

     できるだけA3裏表 (A4で4ページ)に納めるようにする。編集に便利なようにテンプレートを栗山さんが作成し支給する。

     議事内容によっては毎月発行に拘ることはないのでは。

     広報分科会で持ち帰ってやれるかどうか検討する。

 

     レーベンコミュは9割のマンションで議事録素案を提供している由。広報分科会の作業軽減になるので当マンションも10月からお願いすることを合同会議で提案する。

 

 

☆ 記事掲載の可否の決定

・HPへの掲載可否はHP委員長と広報分科会リーダーが協議の上、決める。

     これで決まらない場合は理事長、分科会リーダー、HP委員長が協議の上、決める。

     現状の細則は管理組合からの広報記事などトップダウンの掲載のみが規定されていて、投書・投稿やコラム記事などボトムアップ・双方向の掲載については規定がない。細則変更は26年度に提案し検討しており、29年度の分科会の引継事項となっている。合同会議での承認が必要だが、今年度は変更をして欲しい。

     執行部より掲載保留・不可の依頼が来た時にどうするか? 今回、投稿の内容に誤解があり他住民を混乱させる可能性があるため掲載の留保を執行部から求められた。

     ホームページ委員会としては速やかに載せ、不都合があればコメント欄で執行部が説明すべきある、というのが立場で、ディジタル掲示板は同様の疑問を抱いている人が他にもおり、回答を待っているものと考える。

・ 今回は執行部の判断で3日後に掲載されたが、回答コメントはなし。今後は即時掲載を前提にケース・バイ・ケースで議論していきたい。。

     投書の扱いの取決めは前年度のみ有効。今期をどうするかは理事長が決定する。どうするか執行部・理事長と相談が必要。→ 時津

     ボトムアップ・双方向というHP委員会の立場を明確にする。今年度に規約改正を目指す。

・会計情報をふくむアーカイブのパスワードを検討する → 植松

 

○HP委員(正、準)の活動参加をお願いしたい。具体的には記事の提供、記事のHPへの掲載、委員会への出席、パソコン教室でのお手伝いなど。

     坂上さんが記事を掲載することを習得し既に2件を掲載。今後、各委員会の議事録など定例のものをお願いする。

・「スタッフブログ」にメンバーがひとり一コラム/任期中に投稿することもこの一環としたい。

 

2)広報分科会より

(1)   メンバー  分科会リーダー 時津(田辺から変更)、委員 上市、田辺、水流 

(2)管理会社変更について

     管理会社変更の進捗状況を住民にどう伝えていくかが今年度の課題では?

     レーベンコミュの取材記事を企画する

(3)新理事長、住棟委員長の所信表明 HPに載せる。合同会議でアナウンス。

(4)集会室の予約状況をHPに掲載。方法は管理センターと稗田さんが相談する。

管理会社変更後(10月)以降に話し合う。

 

 

) 自治会から

     栗山、村岡、社領さんが 新メンバー

自治会長の所信表明  自治会だよりを計画中。

 

) パソコン教室の役割分担確認 (植松)

 8月5日 14時から16時  A棟集会室  「やさしいWordの活用術」

 ・Wordの基本的な入力練習。

・写真や画像の貼り付け

       講師の応援をお願いします。(新メンバーは是非見学を)

  

5)前回パソコン教室実行報告

  7月1日(土)14時から16時 B棟集会室

  参加者7名 

  講義内容  「やさしいWordの活用術」

・入力練習、細かいフォントの変更など参考になった。

・写真の貼り付けは時間切れでできず。

 

4.次回のHP委員会開催日の確認

 9月2日(土)  10時 ~ A棟集会室 

         14時から PC教室「やさしいWordの活用術」

                                          以上

 

 

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コメント: 1
  • #1

    C棟住人 (水曜日, 16 8月 2017 17:23)

    自治会広報部関係者へのお願いです。
    今年度の自治会通常理事会の5月以降の議事録が、HPに全く掲載されていません。
    前年度同様、タイムリーな掲載を宜しくお願いします。
    自治会の活動内容に興味を持っておりますが、掲示板に掲載された議事録の立ち読みではじっくり読めませんので。