名簿の提出先の再考を求めます

投稿者 NT

                                                   投稿日:平成29年7月25日

 

メッセージ: 管理組合とレーベンの連名で「預金口座振替及び組合員名簿提出」の資料が全戸配布
されました。 案内には、「管理組合のやり方を見直し、管理組合が個人情報を収集・保持し、管理会社に提供する」
との説明がされています。 名簿は理事長宛ながら、レーベン宛の封筒に同封するようになっています。名簿を直接レーベン宛に
提出するのは、レーベンの越権行為と思います。

三井レジは個人情報保護法に基づき、個人情報を厳格に管理してきたのだと思います。 越権行為をする会社は信用できるでしょうか?管理組合として名簿を管理することへ変更するならば
個人情報保護法に基づき、組合員名簿の取り扱い規則を早急に定め、名簿の収集・管理方法、
取扱い範囲、個人情報を知りえた組合役員の守秘義務などを定める必要があると思います。

なお、既に防災関連で名簿を提出した組合員は、二重提出になると思うので提出不要と考えます。
至急の検討をお願いします。
 

コメントをお書きください

コメント: 10
  • #1

    委託業務分科会 小林 (木曜日, 27 7月 2017 13:14)

    『N.T』様へ

    管理組合 委託業務分科会リーダーの小林と申します。
    まず、このたびは誠に急なお願いとなり、あわせてお手数をかけますことを、心からお詫び申し上げます。

    委託業務分科会とは、10月からの管理会社変更に向けて、遺漏なく業務の移行が行われ、移行後も管理委託業務の更なるレベルアップを図っていくために新設された分科会です。

    今回、ご提出をお願いしました『預金口座振替依頼書』及び『組合員名簿』については、まちがいなく当管理組合が、レーベンコミュニティ社(以下、レーベン社)に、各戸への投函作業と回収作業の委託をお願いしたものであり、封筒がレーベン社のもので、また返信先もレーベン社になっておりますが、今回以降取得する組合員様の個人情報はすべて当管理組合に帰属することになりますので問題はございません。当管理組合が、本来みずからやるべき作業をレーベン社にお手伝いただいているものですので、その点はご安心いただければと思います。

    6月24日の定期総会において、10月より当マンションの管理会社を三井レジデンシャルサービス(以下、三井レジ社)から、レーベン社に変更することが決定され、7月より新旧管理会社による引継ぎを開始しました。

    1)7月の合同会議にて、当管理組合はレーベン社と「委託前業務に関する覚書き」を締結し、引き継ぎのために必要な個人情報に関するアクセスを認めました。
    2)レーベン社とは、10月の正式契約締結時に、管理委託業務に関して、個人情報や口座情報を、厳格な管理の下で提供する予定です。
    3)ご指摘の通り、改正個人情報保護法により、今年5月から当管理組合も個人情報取扱機関に該当することになったため、個人情報の取扱に関する管理規約案を今期策定し、来年の定期総会に議案として提出する予定です。
    4)個人情報は、収集時に使用目的が限定されておりますので、過去に収集した防災名簿は、最新の区分所有者名簿には転用できないため、誠にお手数ですが、再提出をお願い申し上げます。

    更に、過去に組合員の皆様が提出された『組合員名簿』及び『預金口座振替依頼書』については、今回三井レジ社に対し管理組合への引き渡しを要請しましたが、「それらの情報は三井レジ社に対して提出された個人情報であり、管理組合にもレーベン社にも提出はできない」という三井レジ本社の主張でした。
    確かに、三井レジ社宛ての書類には、利用目的欄に三井グループ企業が利用できる旨の記述はありますが、管理組合が利用できるとは記載されていませんでした。法的に対抗もできないため、組合員の皆様にはご負担となることを承知で、今回再取得をお願いすることになりました。

    最後に、他にご質問やご不明点がある場合は、7/29、30日の「現地受付会」に我々管理組合役員も同席致しますのでお越し下さいますようお願い申し上げます。

    来年の定期総会で一人でも多くの組合員の皆様に、「管理会社を変えて、サービスが改善した」と言われますよう、努力する所存ですので、引き続きご指導のほどよろしくお願いします。

    (文責 委託業務分科会兼副理事長 小林 一成)

  • #2

    KA(賃借入居者です) (木曜日, 27 7月 2017 17:31)

    賃借入居者には今回『入居者名簿』提出依頼のみがなされていると了解します。「預金口座振替」とは管理費支払・徴収の為のものと推察します。何れにせよ今回の依頼は組合員(即ち「区分所有者」)が対象となっているように読み取れます。
    物件を賃貸に出している区分所有者の連絡先、連絡方法はどなたが把握されているのでしょうか。当該区分所有者に「預金口座振替書」の提出依頼をする必要がありますね(管理費の支払・徴収がその目的とすれば)。
    新たに提出する「入居者名簿」は管理組合理事長宛となっておりますので、結果として理事長がパークの全世帯の情報を把握することが出来ることになります。これは問題ですね。三井レジが管理会社であった昨年度以前は、管理組合理事長が全世帯を把握することなどあり得たのでしょうか。
    私がパークに入居した際には、入居者名簿は管理組合理事長宛ではなく、管理会社(三井レジ)宛に提出した記憶があります。
    管理組合理事長宛「入居者名簿」をレーベン宛に直送することにも違和感があります。管理センター
    に「箱」を設置し、依頼人である理事長の監督、責任のもと回収すれば良いのではないでしょうか。
    名簿の提出を拒否した世帯に対しては、どのような措置が取られるのでしょうか。
    小林副理事長のご説明では、三井レジが保有しているパーク世帯に関する個人情報は、三井グループ企業で利用できるとありますが、三井レジとの委託契約終了後も当該個人情報が三井グループ企業内で利用されるとしたら、これまた問題ですね。何らかの歯止めを講じる必要があります。

    以上気が付いた問題点ですが、一部的を得ていない、或いは不正確な箇所がありましたらご容赦下さい。

  • #3

    YS (木曜日, 27 7月 2017 18:07)

    KAさんの言われるよおうにレーベン宛に直送することに私も違和感があります。
    投函・回収を委託されただけであれば、レーベンは開封しないで組合に提出し、組合がまとめた情報を提供することにしないと、使用目的③に合致しないのではありませんか。即ち、処理順序が逆転することになるように思います。使用目的を超える場合は、
    個人情報保護法第16条  個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
    に従い、同意を求める必要があります。

  • #4

    NT (金曜日, 28 7月 2017 12:12)

    ご回答を頂きましたが、「委託前業務に関する覚書き」の法的有効性は薄弱と思いますので、管理・運営に必要な『預金口座振替依頼書』の回収を先行し、『名簿作成』は「個人情報の取扱に関する管理規約案を今期策定し、来年の定期総会に議案として提出する」が採決されてからにすべきと考えます。「最新の区分所有者名簿」がないと、組合運営に支障があるのでしょうか?

  • #5

    MM (土曜日, 29 7月 2017 14:40)

    私は、レーベンコミュニティに名簿を提出することには不安はありません。なぜならマンション管理業務を行う事業者として個人情報の取り扱いについて細心の注意を払っているであろうと考えるからです。今までも三井ジレ社に名簿を提出しいましたし、管理者が三井レジ社からレーベン社に変更されただけだと思います。

    それよりも、組合が全戸の情報を集めることに不安があります。管理組合が名簿を収集する、というように同封されていた説明文に書かれていますが、今まで行っていなかった名簿収集、管理を行うにあたり、名簿の収取利用の目的、保管場所、管理者、利用の際のルール、理事会役員や組合員への閲覧開示のルール、閲覧履歴管理の方法、第3者提供のルール、情報流出の防止策など、個人情報取り扱いの規則が策定されていないからです。封筒には、レーベン社からは個人情報の取扱いに関する覚書が同封されていましたが、管理組合からは覚書も入っていませんでした。管理組合が個人情報取扱事業者として新たに収集する個人情報をどのように取り扱い管理していくのかを明確にしていただきたいと思います。

    また、理事会など個人情報を取り扱う可能性のある組合員は、個人情報取り扱いについての研修を受けることも必要ではないかと考えます。

  • #6

    YS (土曜日, 29 7月 2017 15:39)

    > レーベンコミュニティに名簿を提出することには不安はありません。
     名簿のあて先が、レーベンであれば、プライバシーポリシーも添付されていますから、
     不安はないのです。三井と同じことですから。
    懸念事項は、
    ①個人情報保護のルールの定めがない管理組合あてであること
    ②「委託前業務に関する覚書き」で何が定められれているか分かりませんが、個人情報の取り扱いについて委託元が求める安全管理措置に関する契約は定められているか?(個人情報保護法第22条に関わる経産省ガイドライン) 
    (参考)個人情報保護法第22条 個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を
        委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託
        を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
    ということで、MMさんと同意見なのです。

  • #7

    一見居士 (火曜日, 01 8月 2017 18:32)

    個人情報保護法に過度に敏感になるのも結構ですが、管理組合に名簿を提出するのは、区分所有者の義務ですよ。あたりまえのことなので、規約にも定めていないのかわかりませんけど。
    そもそもパークの規約は、30年前に管理会社が手前味噌で用意した不備だらけの規約です。標準管理規約に従った管理規約であれば、理事長の使命として入居者名簿を作成補完することは盛り込まれているはずです。早く改正したほうがいいと思います。

    私は、マンション分譲関連の不動産会社に勤務しておりました。この管理組合役員も経験しましたが、理事長経験者も含めて、国土省が策定したマンション標準管理規約を理解されていない人が実に多い、と感じています。今回の騒動も、もともと住民情報を三井グループにしか利用できないように取得した、悪意があるとしか思えない三井不動産レジデンシャルサービスに問題があるのは明らかです。

    NTさんから始まり、管理会社に名簿は出すが、管理組合に名簿は出せないと主張される法的根拠は何もありません。明らかな事実誤認です。パークシティ溝の口管理組合は、区分所有者の名簿を分譲以来、管理会社の三井不動産レジデンシャルサービスに丸投げし、組合員名簿と入居者名簿を管理組合のものにしてこなかった、歴代の理事長たちがその不備に気づけなかったのだと思います。

    どこの分譲マンションに、管理組合が各戸の住人の名前も連絡先もしらないようなマンションがあるのですか? 歌舞伎町の賃貸マンションならいざ知らず、ホステスが入居者名簿も出さないような烏合の衆が住むようなマンションなんか、怖くて誰も買えませんよね?
     
    前期の管理組合の方々が、管理会社を変えた理由もそこにあるのではありませんか? 三井不動産の孫会社は管理組合を見下し好きなようにやってきたことを、ようやく理解し行動した役員が現れたな、パークも捨てたものではない、と安堵して見ておりました。

    ても、この掲示板をみるにつけ、やはり住民とはかなりの温度差があることを残念に感じます。

    今回、三井は本性を現したように思えます。住民情報も口座情報も三井不動産のもので、三井グルーブが利用できる、管理組合のものではないというのが、その証拠です。管理会社として極めて次元の低い主張です。それがおかしい、とわからない人はそもそもこの掲示板に書き込む資格はないと思います。

    マンションの管理をする主体は、「管理会社」ではなく、あくまでも「管理組合」ですよ。管理会社に委託する主体が管理組合です。長期修繕計画も管理会社が策定するのではなく、修繕委員会が主導してきたからできのです。それを理解できていない区分所有者が多いマンションは、管理会社に好きなようにやられ、価値の低いマンションになるのだと思います。

    5000人以下の個人情報を取り扱う企業も、5月より個人情報保護法の対象になりました。それで、どこの管理組合も、規約改正であわてていると思います。いや、それすら知らない管理組合が多いと思います。来年の定期総会で作れば十分です。個人情報保護法が始まる昔から、区分所有者が管理組合宛、その代表である理事長に組合員名簿を提出するのは義務でした。それを果たせない人は区分所有者の義務を果たせない方ですから、管理費を払わない延滞者と同じです。退出していただくしかないと思います。

  • #8

    NT (木曜日, 03 8月 2017 11:29)

    NTも非難の対象になっていますので私見を述べます。パーク発足時の入居者ですが、名簿は三井不動産に提出しました。その名簿はその後、三井レジに引き継がれてきたものと考えます。管理規約第54条2項では「その後新たに入居したものは組合に通知する」となっています。従って法的には発足時入居(購入)した組合員名簿の所有権・管理は、三井グループであり、その後に入居した組合員名簿の所有権は組合にあると考えます。

  • #9

    YS (金曜日, 04 8月 2017 16:25)

    「組合員名簿」と「住民名簿」を混同されているように思います。標準管理規約第33条にある届出義務規定は「区分所有者名簿」のことで、今回集めようとしている住民名簿(賃借者を含む)ではありません。住民名簿には、同居人、非常時連絡先などの記載もあり、個人情報保護法に十分な配慮が必要だと考えています。
    また、「区分所有者名簿」について、管理組合法人には区分所有法第48条の2の規定で、これを備え置き、更新する必要がありますが、管理組合には適用されないこともご承知と思います(なので、標準管理規約で規定したのです)。

  • #10

    住民 (日曜日, 06 8月 2017 16:58)

    たまたま、このやりとりのコメントを見ましたが、この一見居士という人のコメントは不快ですね。「ホステスが入居者名簿も出さないような烏合の衆が住むようなマンション」というような書き方はなんなんでしょう? 何様のつもりでしょうか。「ようやく理解し行動した役員が現れたな、パークも捨てたものではない、と安堵して見ておりました」という上から目線も甚だ不快です。