5月6日(土) ホームページ委員会議事録

HP委員会 H29・5月 議案書 290506 10~12時 A棟集会室

出席者: 広報分科会        稗田、時津、上市、松浦、塩井 

      HP委員会       山本、斉藤、中西、坂上、植松

      自治会広報部       山名、栗山、社領

議長:植松

議事録書記・署名人:植松

議事録署名人:稗田 

 

議題

     アクセス状況確認 

4月1ヶ月 アクセス数     10803       (3月7029)

4月1ヶ月 閲覧者数UU数    2139       (3月1449

3月と比較して閲覧者数、アクセス数ともに激増。掲載記事は24(先月16)と多く管理センター委託先関連の急増した。ページアクセスは23日がもっとも多かった、この頃から管理センター委託先変更の投稿とコメントが活発に行われるようになった。外部サイトへの掲載はなかった。

Googleアナリティクスにより多く読まれた記事は、

投書・投稿「管理会社見直しに関する-意見及び提案-拙速と考えます」(206)、投書・投稿「管理会社見直しに関する-住民説明会-レポート」(175アクセス)、悠々漫歩「管理委託費の削減について思うこと」(143)、投書・投稿「管理センターは是非変えて」」(137)などが多く読まれた。この件に対する住民の関心の高さが窺える。

 

1ヶ月にUPされた記事 確認 (新入稿の記事 24件)先月16件

        みんなの投書・投稿に「レーベンへ変更に賛成です

        みんなの投書・投稿に「管理センターは替える時期

        共有ファイル置き場・自治会関連に「平成28年度自治会定期総会議事録(4月23日)」

        専門委員会活動レポート(上のバナーから)に「4月16日第9回植栽研究会議事録」

        管理組合からお知らせに「4月23日第10回合同会議議事録速報!」

         みんなの投書・投稿に「管理会社 どの会社が良いのか判りません 」

        修繕関係情報・修繕委員会の活動レポートに「電気・防災設備等更新工事(I工事)住民説明会レポート〈動画付〉

        共有ファイル置き場・議事録に「第10回合同会議(4月9日)議事録」

        みんなの投書・投稿に「I棟前の角公園フェンスが低すぎる 」

         みんなの投書・投稿に「4月15日の住民説明会を聞いて 」の意見をアップしました。

        みんなの投書・投稿に「管理組合が赤字決算? 執行部はもっと説明を ! 」

などなど。

 

3.議事

1)           委員会活動の確認 

○修繕委員会専用の投書・投稿ページを作成済。この運用について修繕委員会と議論する必要あり。また、広報としては下記の検討が必要。

→ 修繕委員とHP委員長・編集長が会合を持ち相互理解が必要 

     HPページ(現役世代向け)と紙(お年寄り向け)の両方での発行が重要。

     Q&A集はホームページに掲載済。

→ 投書・投稿ページもあわせ広報の仕方も上記会合で確認が必要か

     3月30日に修繕委員会の広報・池田さんと植松が打合せ。

-4月2日の修繕委員会で議論し、投稿欄運営に積極的に関わることを了承。ただし、本欄は長期修繕計画に限定するものとする。

-修繕広報と組合広報・HP委員会のコラボは必要。パソコン等でHPを見る世代と紙で読む世代にどのように周知させるか大きな課題。

○HP委員(正、準)の活動参加をお願いしたい。具体的には記事の提供、記事のHPへの掲載、委員会への出席、パソコン教室でのお手伝いなど。

・「スタッフブログ」にメンバーがひとり一コラム/任期中に投稿することもこの一環としたい。

  → 坂上委員より3月中に二件投稿あり。次は?

  ○パスワードは7月1日に変更。告知は各議事録等で、掲示板には別途掲示。「park29」

 

2)広報分科会より

(1)   メンバー分担 合同議事録の作成は持ち回り。5月は松浦さん。

5月8日頃に臨時合同会議議事録発行。 

(2)細則変更  総会決議が必要で調整中。5役で内容検討中。

→ 分科会の定義の確認は保留(役員が別件(管理会社関連)で多忙のため)

→ 今期は難しそう。来期に持ち越し。

 

(3)取材活動 積立金不均衡検討会を12月4日に取材し、3月中に発行予定?

     民生委員+地域包括センターは? 継続中  →保留中 (山本・曽根両氏多忙為)

インタビューではなく紹介記事+委員コメントにする。> 

HP+紙配布が望ましい。

(4)ホームページ上の個人情報掲載調査状況

→ 経過報告(斉藤) 団体の参加勧誘などで電話番号まで出ている

  投書などのコメント欄に氏名・棟部屋番号が入っている

     氏名+棟は可だが、部屋番号や電話番号は不可とする? 要協議。

     掲載済みの情報はどうする。削除は必要か? 

→電話番号はクラブやイベントの主催者のもので、露出は了解済で削除は不要と考える。

     自治会の通常理事会議事録に出席者名簿があり、部屋番号の記入あり。Pdfファイルなので原本の変更が必要だが、誰がやるか?

→ 全体を調査し終わってから確認する それまでは削除等はしない。現時点では問題なしと判断する。

 ・ガード強化は?どうなっているのか  

→(管理用パスワードは後日変更済み 一般用パスワードは7月1日に変更予定)

・掲載記事のデータ整理もやって欲しい

今後も必要となるので検索が容易なアーカイブを作成して欲しい  

→ Jimdoのアナリスティック機能で整理出来ないか

櫛田委員にやってもらってはどうか?

○部屋番号+名前まではOK。イベント通知で本人が承知なら電話番号、メールアドレスも可となる。2年以上前の記事で電話番号、メールアドレスがあるものは見えなくする。

(5)管理会社変更について

  ・審議過程を公表、HP掲載・配布、全体にPR不足と思われる。

  ・説明会出席者は145名、HPの動画視聴39名で200名弱、ホームページの読者が

   150名くらいと予測されるので住民の2割程度しかこの件について経緯を知らないのでは。(説明会でも経緯説明は不足していた。)

     変更検討・決定の経緯・今後の方針の説明会等を開くとともに、緊急の判りやすい文書の全戸配布(レイアウトは栗山さんが協力)が必要。

     ホームページの投稿や記事を仮設掲示板に貼り出し、パソコンを使わない方々に見て貰うのはどうか。高層棟はエレベータ前、低層棟は?

     臨時合同会議の議事録と添付ファイルは全戸配布予定。サマリー版を作成して発行する。パーク便りとして発行予定。

     説明会は次回合同会議で議論。過去に説明会の例はある。

なんで替える必要があるの。2000万以外に。

(6)HP委員会の来年度役員変更

     山本さんと植松は平の正委員に。

・ 中西さんが新委員長、稗田さんは新編集長に?。

     坂上さん、正委員に。

     今期中に、新規メンバーを募集する。募集要項を稗田さんへ。   

   

) 自治会から

・ 栗山、村岡、社領さんが 新メンバー

 

) パソコン教室の役割分担確認 (植松)

 5月6日 14時から16時  A棟集会室  「やさしい写真やファイルの整理術」

 ・エクスプローラによるファイルの整理。

 ・新規にフォルダを作成して、フォルダ間でファイルを移動・コピー。

・CD/DVD-Rへのデータ保存の体験。

       講師の応援をお願いします。

  

5)前回パソコン教室実行報告

  4月1日(土)14時から16時 B棟集会室

  参加者5名 

  講義内容  「やさしい写真やファイルの整理術」

・ファイルの移動とコピーの違いがよく判らないという感想あり。

・フォルダの概念がようやく判ってきたように見える。

 

4.次回のHP委員会開催日の確認

 6月3日(土)  10時 ~ A棟集会室 

         14時から PC教室「やさしいファイルの整理術」

         

 

                                      以上