パーク悠々漫歩 ~ VOL13 総会に出席しよう!の巻

パーク悠々漫歩 VOL13 定期総会に行こう!!

 

                      「定期総会に行こう!」

 

今年も、管理組合の定期総会の季節がやってきました。

総会は、毎年6月下旬に開催されます。これは管理組合が活動してきた前年4月から当年3月までの経理内容や活動内容をまとめ、さらに次年度の活動方針を示す議案書を作り上げるのに

それなりの時間を要するためです。

管理規約では第124条で「定期全体総会は毎年一回、新会計年度開始以降、3ヶ月以内に召集する」とあり、また76条で「定期住棟総会は・・・定期全体総会開催前30日以内に召集する」と決められています。

このように、パークでは住棟委員会が運営する定期住棟総会と、理事会が運営する定期全体総会とがあります。出席者の便宜と資料や会場の準備の都合から、両総会は同一日に連続して住棟全体の順で開催されることになっています。

(以上の両総会の他に、パークでは各棟毎に定期棟部会が開催されますが、ここでは話が長くなるので省略します)。

 

総会では、活動年度の収支決算と活動内容の報告、次年度の予算と活動方針の決定、役員の選出、大規模修繕に関する事項など、パークの区分所有者(=管理組合の組合員)にとって大変重要なことが審議・決定されます。また、これは案外意識されていないと思うのですが、住棟総会では各棟別共用部分と住棟共用部分に関する事項を扱いますし、全体総会では全体共用部分と駐車場棟共用部分に関する事項を扱うことになっています(管理規約86条、134条)。

 

ところで、総会での議決への参加の仕方としては、既に皆様ご承知のように次の3通りの方法があります。

総会に出席して採決に参加する、委任状により議決権行使を委任する、各議案について賛否を記入した議決権行使書を提出する。

上記のどの方法を取るにしても、議案に対する意思を表明したことになるわけですが、毎年管理組合員のほぼ9割位の方々がこのいずれかの方法で意思表示をしています。その意味で、総会への関心は決して低いものではないと思えます。

ただ、毎年の総会への出席者数となると100120名前後(全住戸の約1割)でほぼ一定ですし、毎年の発言者も殆ど常連の方々であること等を考えると、総会の会場の雰囲気としてはいまひとつ新味に欠ける感じがします。

 

しかし、総会に出席されない圧倒的多数の方々の事情もわかる気がします。何といっても仕事の多忙さがあるでしょうし、あるいは健康上の理由や介護の事情(する方とされる方)等も高齢化の進むパークでは増えているかと思います。他のマンションの状況を伺っても事情は似たり寄ったりで、総会に出席する区分所有者は少数にとどまるようです。(この拙文を書いている私にしても、数年前に管理組合に関わるまでは議案書の内容を読むことにしても、総会に出席することにしても決して積極的といえる状況ではありませんでした。)

 

そこで、時々耳にするのが、「総会出席者が少数にとどまっている状況での議決は全体の意見を反映していない」という主張です。委任状や議決権行使書による参加者は議案を良く理解していない、という見方が背景にあるのかも知れません。

しかし、これは民主的な議決の仕方を危うくする解釈と言わざるを得ません。また、同じパークの住民に対してレスペクトを欠いた見方だとも思われます。

欠席の方々からすれば、委任状や議決権行使書による参加も当然明確な意思表示ですし、さらには殊更に出席しなくても同じ管理組合員の中から選出されている管理組合役員の考え方や方向性に大きな過ちはないはずだという大局的なご判断もあるでしょう。

 

ただそうは言っても、管理組合の立場からすると、組合員の議案内容への理解が一層深まるように、また総会出席者がさらに増えるように、という努力は当然続けなくてはいけないことですし、現に今までの管理組合はそう努めてきたと思います。

例えば、議案に関係するご質問やご意見に対して、質問者(場合によっては全戸)に管理組合の考え方の資料を配布付したり、住民説明会を開催したりといった対応です。

今後とも管理組合役員の皆様には、手間も時間もかかって大変でしょうが、是非様々なご努力を続けて頂きますようにお願いしたいと思います。

普段忙しくてなかなか出席できないという方々にこそ、総会の場で発言していただくことがその場での論議は勿論、管理組合の活動の活性化にもつながると思われます。

 

この点、最近では総会の時期に限らず、日常的に意見交換できるパークカフェのようなイベントもあり、様々な案件について普段から管理組合員の意思疎通を図ることができるような方向にあることは大変有難いことだと思います。

 

なお、ここ数年間の総会時の新しい行事として議案審議終了後に、パークの住民生活や管理組合業務に貢献された方(団体)に対して、管理組合から感謝状を贈呈することが行われています。

例えば、修繕委員会で永年活動に尽力されて顕著な功績のある方、管理センターで管理組合の活動に特段の協力を頂いた方、パーク敷地内で園芸活動を地道に続けてこられた「園芸の会」、久本小学校の登下校時に児童の安全を見守り続けて頂いた「緑のおばさん」等、パークの歴史の一断面を見る思いがします。

 

今年の定期住棟・全体総会は、627日(土)A棟西側の「てくのかわさき」で行われます。

(定期棟部会は、棟毎に620日(土)、21日(日)にE棟集会室で順次開催されます)

この原稿がリリースされる頃には、各戸に「定期総会のご案内」(議案書)が配布されているかと思います。

 

今まで欠席していた皆さん、今年は総会に出席してみませんか!

パークの生活に、新しい発見が加わるかもしれません。

 

以上

 

                                        H25年度理事長 宮下 暁