平成25年度 第6回合同会議(12月)を終えて

 128日(日)、第4回合同会議が開催されました。新メンバーの合同会議も6回目を迎えそれなりに硬さが取れてきた雰囲気が感じられ、理事長としては安心して臨めた様な気がしました。このコラムは住民の皆様に管理組合の動きを逸早く知ってもらう場面と再認識し、トピックスを手短に解説することにする形にとどめ、詳細は後日掲載される議事録に委ねたいと考えます。

 

  議事

 

1.理事長報告

(1)インターロッキング貼り換え問題

懸案のインターロッキング貼り換え問題に関し、今期予算執行のタイムリミットから三井住建道路()への発注提案を先月受けた。本件に対し、地下埋設配管の延命見通しが得られた事や排水溝の能力アップ検討及び煉瓦材再見直し等を修繕委員会で再吟味いただき、見直し提案を含め理事長判断に委ねられました。その後、関連分科会・委員会等に参加し関連議論を傍聴させていただく中で、排水問題以外に煉瓦浮き問題(躓き転倒の危険)も有ることから理事長決済だけではリスキーと判断。今回、新たに環境分科会から整理提案される二通りの案を理事会採決として選択する事にしたい旨を報告。

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《 環境分科会提案審議 》・・・ 次のような意見に集約された。

*インターロッキングの煉瓦浮きによる躓き転倒懸念の問題は、パーク以外の道路ではもっと危険な場所はいくらでも存在することから工事を急ぐ必要はない。排水能力の見直しや敷設煉瓦材の廉価新素材の検討を織り込んで次年度以降の執行に見直す方が良い。

*当初問題提起された躓き転倒及び水溜りスリップ危険の問題を重視し、早急に改善工事を執行すべき。

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《 理事会採決 》

   採決結果、6:2で速やかに工事着工に漕ぎ付ける事に決定。

 129日発注(材料発注、納期約3ヶ月) → 工事完了3月末。

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《 感想 》

問題提起から約2年の経過を辿る問題であったが、予算化から執行段階で最新版材料への切替え(見栄え&耐用年数見極め)・埋設本管の更新時期との二重工事回避問題・路面排水能力不足改善化等々の付随問題との合理的解決手法の模索に手間取った。最終的には、初期の問題提起となっている安全問題回避を最優先とすることに重点を置いた結論となった。

今後、次年度以降とした排水能力改善工事等においては重複工事等を回避した実行が望まれるが、修繕委員会・修繕分科会・環境分科会などの有能な組織を持つパーク管理組合では、万々抜かりは無いものと考えます。

(2)「中間情報交換会」の開催について

   推進に当っては、元役員経験者や一般区分所有者の参加を促しての有益な会合にする工夫を盛り込み、パークの活性化に繋げたい。実行に当っては、既決定の細則に則り執行してもらうべく規約総務分科会に委ねた。

   是非とも、元役員諸兄並びに一般区分所有者に積極的に参加していただき有意義な情報交換会になることを望みます。

(3)民生委員欠如問題について

   121日よりパーク1100戸規模における民生委員が3名→1名(法定定員4名)との危機的な状況に陥った。自治会より管理組合に対しても補充要員の発掘についての紹介協力要請があり、今回は唯一人となってしまった加藤氏より状況及び業務内容説明に基づいた適任者の紹介協力要請を受けた。

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   管理組合役員だけでなく一般居住者にも当該状況を共有していただき、周りに適任の方が居られたら紹介して欲しいと思います。具体的には自治会・管理組合関係者に情報としていただくだけで結構と考えます。情報に基づき自治会側にて説得の交渉をしていただく予定になっておりますので、皆さまのご理解とご協力を重ねてお願い申し上げます。

 

2.管理会社報告(管理防災センター)

(1)iTSCOMクレーム問題

   棟内共用部工事に伴う不具合クレームが散発し、住民の皆さまに迷惑を掛けている実態が浮かび上がっている。内容を大別するとケーブルTV勧誘圧力・FM放送受信不具合(周波数変更不周知)・TV視聴不可等が主な様子。管理防災センターよりiTSCOMに対し文書回答を求め是正及び謝罪文書を受取り、被害者の方への都度回答を実施。

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今後の業者指導に生かすべき事例として活用。 

(2)エレベーター工事関連

E工事(エレベ-ター工事)に絡む様々なクレームをいただいているとの報告有。工事内容に留まらず完成形への不安等々いろいろのケース有り。

経緯説明回答は勿論、全体的な使い方を含めた丁寧な説明掲示が必要と判断し、掲示は両エレベーター(2台)の完成に合わせて 実施いただく。

 

3.各分科会報告

<防災防犯分科会>

  ①自動火災報知機の更新工事提案

   パーク内の火災誤報ベルが度々発生していることは住民の皆さまも周知の事と思います。最近はその頻度も増加傾向であり、原因追求の結果、センサー故障ではなく殆どが各戸に付いている信号受信中継器の基盤が誤動作しているとの事。既システムは15年前に更新されているが交換部品(基盤)も尽きていてメンテナンス出来ない状況との事。苦肉の沙汰として故障基盤については隣接住戸用基盤の空きチャンネルにつないで凌いでいる状況で、次々と寿命故障として発生してくるとの事。

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   防犯分科会・修繕分科会の連携による改善計画案が提案され、次年度予算に現状システム継承の「自火報」単独更新予算を計上し平成26年度更新を提案する。

   更新計画の精度を上げるためのコンサルタント契約は速やかに実施し、信頼性・経済性を追求しながら進める事に関し提案承認がなされた。

  ②新設エレベーター内の常時監視モニターについて

   常時監視モニター(24時間監視)布設について投書提案あり。修繕との連携検討により、住民プライバシーに配慮した従来の「防犯ビデオ」運用規定を重視する事とし現状維持(監視モニターは設けない)が決定された。

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   安全・プライバシー・経済性の視点からバランスのある結論と考える。

 

<修繕分科会>

①エレベーター工事(E工事)関連

   B・C・D棟の完工1220日に合わせ「エレベーターの使用について」文書の高層棟全戸配布及び掲示の提案。2号機は身障者仕様となっているための大型荷物の搬入には1号機使用喚起・荷物や台車の搬入出時の傷付け注意・引越しや工事業者使用時の養生指定・長尺物搬入の禁止(非常階段利用)・違反者のビデオ監視喚起等々が盛り込まれている。

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   配布・掲示について承認された。皆で大切に使い、綺麗な状況を維持して行きたいものです。全住民のご協力をお願いします。

  ②各戸開口部(サッシ・玄関扉)等の部品交換工事斡旋

   創建30年を経て、各戸の「サッシ戸車の動きが悪い」「玄関扉の機密性が落ちている」等の相談が多いとの事。開口部部品は各住戸による自身修理が原則ですが、部品類の在庫切れによる調達困難に追い込まれている様子です。今回、建装工業とYKK(部品メーカー)の協力を得て纏めて部品調達する事とし、交換工事斡旋も含めて案内配布したいとの提案。

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   内容承認されたが、費用負担は希望区分者負担。関連して大規模修繕工事では2021年に開口部の全交換も計画検討中との事。 

   修繕関係部門のきめ細かい計画対応には感謝すると共に、特に修繕委員会は住民ボランティア組織であることに住民全体で感謝したい(正に財産)!

 

<環境分科会>

  ①インターロッキング改修工事関連

   結論としては12月発注 → H253月完成で承認。

   《 経緯内容としては、上記理事長報告欄に詳述済 》

  ②庭部境界フェンス改修工事関連

   既存型改修部品の調達問題による一部特注化調整完、生垣仕様のアンケート調整も済んだことにより統括工事を牧野造園に依頼・発注したいとの提案有り。

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   提案通り承認された。一階の対象各住戸の皆さんには長い期間お待たせしたが、これで目処が立ったとご理解賜りたい。

 

<財政分科会>

  ①印刷機(コピー機)更新について

   管理センターに設置しているコピー機(管理組合財産)の更新提案を受け、内容を詳細チェック。都度修理によるメンテ費用の嵩み・カラー印刷需要の増大(一部委員の自己負担)等々に鑑みカラー機種のリースでの発注承認提案。

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   様々な角度から検討されている内容であることから承認された。

   住民への一般開放(有料)も含め有効利用につなげていただけるものと理解。

  ②平成26年度予算組作業及び今年度実績見込み作業について

   各作業についての各分科会との日程計画が提示された。1月素案提出~5月予算案確定まで5ヶ月に及ぶ概略計画となっているが、通常業務に重なることにより年明けから多忙な時期に入る。

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   各分科会の一層の努力を期待します。特に、次年度予算組みには後任の役員のためにも綿密な計画作成をお願いしたい。

 

<規約総務分科会>

  ①管理組合/自治会との役員選任選挙の抽選日統一化について

従来、約2ヶ月ずれていた管理組合と自治会の選挙抽選日を自治会と協議してきた。それなりのハードルも有ったが、細部調整を図りH2632日で進める提案が成された。

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住民の二重手間による混乱が回避出来るメリットも大きく、承認された。

  ②コミュニティ形成分科会(仮称)新設について

   従来、コミュニティ形成については管理組合のミッションに有りながら自治会に丸投げ状態になっていた。加えて防災・環境などかなりの部分で重複して活動組織を持っていて、効率的に疑問な点が見られた。これらの部分を効率的な運営に変え、将来的には双方の役員総数減らしまでも目指せる機関として新設したいとの提案。関連して当該組織が参加する自治会とのコミュニティ形成協議会(仮称)の発足提案が成された。

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   従来、ややもすると協調性に欠けていた管理組合と自治会とを有機的に結び付け、コミュニティ形成がより効率的に運営される効果が期待されることから、承認となった。将来、その他難問を乗り越え、管理組合・自治会の一体化に発展できることに期待したい。 

   以上2件(①・②)は組織規約専門委員会の起案、規約総務分科会吟味提案である事を付記して置きます。

 

<広報分科会>

  ①HPへの掲載関係

   管理組合10件・自治会4件。

   住民の長年に亘るボランティア活動(通学児童交通整理他)による特集記事は心温まる内容。この種の特集が増えることを期待したいものです。

  ②合同会議アジェンダ追加要請

   各分科会報告の中でHPを通していち早く広報したい内容を迅速にキャッチするため、合同会議進行用アジェンダに「広報希望内容」をフォ―マットに沿って記入して欲しいとの要請。

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   広報活動は住民との強いパイプ的な役割を担っていることから、その迅速性は重要です。各分科会の理解と協力をお願いします。

 

  編集後記

合同会議のトッピックスにだけ絞り簡潔にと思い書き綴りましたが、思いのほか長くなってしまいました。実際の会議では、これ以外の盛り沢山な報告・審議も有り各分科会の活動には頭の下がる思いがします。

各活動が、住民の皆さまの十分な満足に繋がればと思う反面、限られたメンバーで出来ることは或る程度限られます。この辺りの事情をご賢察いただき、管理組合の活動を温かく見守っていただけることを希望します。                            -以上-

                              平成25年度 理事長 村本顕一