「懇親会費を考える有志の会」によるビラ配布について(管理組合としての考え)

11月初旬、「懇親会費を考える有志の会」(以下、「有志の会」)の代表と名乗る方から「懇親会費の組合費からの支出について」と題するビラが、パーク内の全住戸に対して投函されました。

突然のビラをご覧になって、驚かれまた訝しく思われた組合員の皆様も多かったことと思いますので、この件についての管理組合としての基本的な考え方を皆様にご説明させて頂き、ご理解を頂きたいと思います。
(なお、「懇親会」という言い方ですが、今年度役員は「情報交換会」と呼んでいますので、以下の説明ではその名称を使います。)

先ず、「情報交換会」についてのこれまでの議論の経緯を簡単に振り返ってみたいと思います。
「情報交換会」については、本年6月の定時総会において、24年度決算案と25年度予算案の議案審議の際に数人の方から反対意見が表明されました。管理組合から説明を行い採決の結果、住棟総会でも全体総会でも以下のように賛成多数で可決されました。

住棟総会  24決算=賛成総数941(うち出席者101)  反対と保留総数12(8)
      25予算=賛成  929(97)        反対と保留17(9)
全体総会  24決算=賛成 1184(116)      反対と保留11(7)
      25予算=賛成 1172(112)      反対と保留12(5)
(数字は議決権行使・委任状を含めた総数。カッコ内は総会出席者の内数。)
特に、総会に出席された組合員の方々は、管理組合と反対意見の方との議論を実際に目の当たりにされているわけですが、その方々の中でも圧倒的に賛成が多かったという事実をあらためて確認しておきたいと思います。

ところが、9月に入ってから管理組合理事長と住棟委員長宛てに「有志の会」代表者と名乗る方から投書がありました。その内容は、今回皆様のお宅に投函された内容とほぼ同一ですので省略します(この時点で管理組合は初めて「有志の会」なるものを知りました)。
管理組合としては、この投書への対応の仕方を協議し(管理組合宛ての投書については、基本的に全て、組合または管理センターを通じて返答することにしています)、「有志の会」代表者を名乗る方のご意見・お考えを詳しく伺い、また管理組合の考え方も再度ご説明させて頂くために、「有志の会」代表者に規約総務分科会・組織規約専門委員会の場へご出席頂くことをお願いしました(10月20日実施。この意見交換の内容についてはHPでご覧いただけます)。
そこでの議論は平行線でしたが、少しは管理組合の考えをご理解いただけたかと期待もしたのですが、結果的には今回のビラ配布が行われました。
管理組合としては、意見交換の努力が実を結ばなかったことは誠に残念であり、また総会で承認された結論を「自制しろ」という「有志の会」のご主張は理解に苦しむものであり当惑しています。

さて、経緯は以上ですが、次に「情報交換会」についての管理組合の基本的な考え方についてご説明いたします。

先ず申し上げたいのは、「情報交換会」の運営は、管理組合の活動にとって大事な意味合いを有しているということです。
ご承知の通り、パークシティは築後30年を経過し、資産価値の維持向上のために5年・10年先を睨んだ大規模修繕や植栽計画等を進めなくてはなりません。また、住民の高齢化に対する取り組みも今後ますます必要になります。只今現在の喫緊の課題としても、E工事・F工事への対応、植栽・外溝を中心とするグランドデザイン策定、災害発生時の緊急対応、棟別積立金のバランス化、自治会との協力による組織問題等々、実に様々な課題があり、管理組合としてはこれらの課題について、優先順位を明確にしながらスピーディ―な対応を心掛けています。

ところで、現在32名の管理組合役員は一昨年度の役員のご尽力により継続役員制度が導入されたものの、それでも3分の2の役員は新任であり(継続役員は10名)、引き継がれた課題を咀嚼し理解し解決に向けて活動を始めるまでには、どうしても時間がかかります。
(役員は全員抽選で選ばれ、仕事を持ちながらあるいは家事の合間で時間の工面もままならない中=会議のスケジュールも制約されます=ボランティア精神で活動を続けていることを、改めてご認識頂きたいと思います)。
こういう状況の中で、管理組合がより良いパークシティを目指して前向きな活動を行うためには、役員同士のチームワークが必要であり、役員間の情報共有と相互理解が不可欠です。しかも役員任期は基本的に1年間の短期であるため、情報共有にしてもチームワークにしても任期中のできるだけ早い段階から発揮できる仕組みが必要です。
「情報交換会」は、このような管理組合の仕事を効果的に進めるための必要な仕組みとして運営されてきました。
(昔は、ややもすると役員の間で会話も交わさず、名前も覚えられないままに任期を終えることがあった、という話も聞きます。昔はそれでも役員の仕事は済んだということかもしれません)。

ところで、情報交換会は軽食(サンドイッチやお菓子等)と飲み物を提供しますので、その分の経費が発生します(誤解のないように申し添えますと、会場は従来からパークの集会室です。街の飲食店で実施したことはありません。一部の方が言うような「飲み食い・宴会」のイメージとは全く異なるものです)。
今年度予算では、役員以外の組合員の方の参加増や分科会・専門委員会毎の開催も念頭に置いて多めの予算(住棟と全体でそれぞれ30万円、合計60万円)となっていますが、現状の見通しではその半分弱で済むと見込んでいます。(その場合、一人当たり金額は約1千円前後と見込まれます)。
この支出は、管理組合の効果的・効率的な活動を促進するための投資と考えれば分かりやすいと思います。諸課題の解決に向けて積極的な執行体制を実現するための投資という捉え方です。勿論、管理費を支出する以上、費用対効果を意識した運営を心掛けなければならないことは当然です。

その意味で、管理組合としては今年度から「情報交換会」の目的・役割を明文化するために「情報交換会運営ガイドライン」を作成しました(8月合同会議で提議、11月合同会議で承認)。
内容は、ホームページでご覧いただけますが、ポイントは次の通りです。①開催の都度テーマを明示する、②参加者は名札を着用し、参加者名を記録に残す、③開催場所はパーク内集会室、④出席役員は主催者としての自覚を保持するために5百円/回負担する、⑤役員以外の組合員にも参加して頂く(従来から、自治会関係者、元役員、専門委員会委員、等の方々の参加を頂いていました)。

パーク内には、貴重な経験と識見に富まれた住民の方々が大勢いらっしゃいます。
情報交換会には是非とも組合員の皆様にもご参加頂き、私ども管理組合役員と前向きな意見交換ができれば有難いことですし、そのための貴重な場としても情報交換会を活用していきたいと考えております。
私ども役員は、微力ながら任期中の職責を全うすべく、力を合わせて課題解決に向けて尽力してまいります。組合員の皆様の一層のご理解とご協力をお願いたします。

以上

パークシティ溝の口 管理組合