管理組合が主催する「情報交換会(懇親会)費用に対する投書」の意見交換会が 10月20日A棟集会室にて開催されました。

管理組合あてに「懇親会費を考える有志の会」(以下、有志の会と表示)から投書がありました。

 

内容は、6月末日に開かれた定期住民総会で、平成25年度予算案で賛成多数を議決(※1文末)されていた管理組合諸経費中の懇親会費について、その支出について理事および住棟委員の再考と自制を求める。というものです。

 

管理組合ではこの有志の会との対話が必要と認め意見交換会を設定、有志の会に参加を求めました。

当日、管理組合からは理事長・監事・各分科会リーダーなどが時間を割いて集合、

有志の会からは代表者一名のみの出席でした。 

 

有志の会の投書主旨は、

総会で議決された賛成票について予算案の中身まで検討して出された委任状・議決権行使書ではなかったのでは。

またこの30年の管理組合の歴史の中で組合費を使って懇親会が行われた前例がない。

会費は参加者が自費負担するべきものと考える。

今後大規模修繕の費用が増大することが予想されるのに、この3年間に組合諸経費が2倍以上に増えている。今後は組合費を共有財産の維持管理に直接必要なものに支出する事が求められる。

といった内容でした。

 

理事長から以下のような説明がなされました。

表題:「情報交換会」に関する管理組合の基本的な考え方

 従来の「懇親会」という名称は短絡的な誤解にもつながり易いので、正しい意義を示す「情報交換会」へと改称。

 

情報交換会の目的

管理組合役員(32)間のコミュニケーションの場として会は必須である。

役員以外の住民とのコミュニケーションの場としても必要である。

投資としての情報交換会

一年任期の役員にとって情報交換会はコミュニケーションの活性化にかかせない。

これが住民のための資産向上・維持に大きな投資となる。

運営ルールの作成 (規約分科会で作成中)

よりコミュニケーションを活性化させるために組合諸経費を使用する。

節度ある運営のため、役員の一部費用負担・開催場所はパーク内集会室のみに限定・

参加者名簿の作成・費用は一人あたり1000円程度で調整・開催頻度の規制・

出席者は名札の明示 等々。

 

以上のような内容で理事長から、「懇親会」の名称を「情報交換会」と改訂した経緯や管理組合の全体会議での審議経過が報告されました。

 

その後、細かな部分の質疑応答がされました。一部抜粋で記載します。

有志の会代表=平成21年度まではこうした会は自費で行ってきた

役員=より多くの住民が参加しやすくし、悉に意見を吸い上げるためにも必要である

   ルールとして参加役員の一部費用負担も設定した。

有志の会代表=総会で説明がなされなかった。説明会を開くべきでは。

役員=総会でも説明、約120名の出席者は議論を聞いたうえで賛成112票があった。

役員=有志の会としては、自制というのは懇親会費を「0」としろというのか?

   一部負担は仕方ないとするのか?

有志の会代表=「0」にするべきである。役員報酬をアップをする事で自費を補填する。  

役員=報酬UPなどいずれにしても管理費からお金が出る事を考えると反対なのか賛成なのか矛盾した話になるがいかがか。

有志の会代表=費目が変われば良いと理解している。

役員=それは有志の会の会員全員の意見か?他の会員の名前を知りたい。

有志の会代表=会員はまだ非公開なので教えることはできない

有志の会代表=資産価値の向上は望まない、使用価値の向上があれば良い

役員=それは資産価値/使用価値両方を向上するべきではないか

役員=この3年間の組合経費の増額は、これまで置き去りにされてきた問題(植栽関連、修繕資料整備,広報基盤整備等)の改善に使われ必要な出資であることは認められるか?

有志の会代表=(うなずく)、だから節約して使って欲しい。

役員=有志の会から総会での議決決定を再考しろといわれるが、総会での多数決は管理組合運営の基本的ルールではないか。それを否定されるのか?代表が理事長をされていた総会でもこのルールを使われていたのではないか?

有志の会代表=(無答)

等々。

 

すべてを納得していただいたわけではないようでしたが、

有志の会代表がこの投書を出した時点では、まだ合同会議での審議が伝わっておらず、

資料を持ち帰り新ルールを含め、必要主旨などを確認していただくことで今回の意見交換会は終了しました。

管理組合としては、今後もこうした意見や案をお持ちの方との意見交換会を詳らかに設定しようと考えています。対話もなく一方的な報告をするだけでなく、住民の意見を採り上げ審議するのも役員の重要な仕事であると思います。

また組合員も、個人の意見を止めどなく吹聴・流布するだけでなく、正当な議論の場にあげ民主的な話し合いをされることを望みます。

こうして活性化されたコミュニティーこそが、パークシティ溝の口の望まれる形ではないでしょうか。

 

編集後記

こうした管理組合役員と住民・組合員との意見交換会は、これまでも幾度か開催されていました。(植栽計画案についてや、ペットの飼育法など) 

組合員の疑問・提案に答えるのは役員にとって大切な仕事だと考えられます。

1100世帯もあれば様々な意見をお持ちの組合員がいるのは当然でしょう。

しかし全ての意見が反映されるわけでもないと思います。中には過激な意見公開をされる方もいますが、これは風評被害として当マンションの資産価値そのものを下げることに繋がりかねません。こうした会合を持つことで、不満をためるだけでなく、意見の交換をすることでより理解を深められる場があることは、生活者としては大切なことではないでしょうか。

その努力をされているパークシティ溝の口の管理組合・自治会の役員の方々には心より感謝したいと思います。

管理組合や自治会の役員となられた方々は、ご自分の貴重な時間を割いて、パークの問題解決に当たっておられます。(たかがクジに当たっただけなのに・・・)

住民の皆様の思慮深いご理解をお願いしたいと思います。

 

                       記 HP委員会委員長 斉藤

 

※1、この議決(全体予算案への賛成・第23号議案)は賛成1172(出席112、議決権438、委任状622)対 反対12(出席5、議決権7)で可決されています。