平成25年度 第4回合同会議(10月)を終えて

 今回から理事長・住棟委員長が交互に、会議内容の簡単なダイジェスト版に雑感・感想等を織り交ぜ、住民の皆さまにお知らせしたい内容を執筆することになりました。

 思い込み的な内容にならないよう取り組まなければと考えつつも、時には勢い余ることもご容赦いただきながら書き進めたいと思います。

 

 106日(日)、第4回合同会議が開催されました。

 新メンバーになって4回目の会議ではありましたが、まだまだ全体的に硬さが取れない雰囲気は議長(理事長)の私の未熟さ故なのか・・・。 

 質疑発言はやはり継続役員の方々のリードに負うところが多く、有り難いと思う反面、新役員の皆さまにはもっと積極的に議論参加してもらいたいと思うところです。とは言っても、皆さん順番・くじ引き的なもとで選出され、貴重な日曜日を潰してまでも参加している訳で、或る意味、我慢(強いて勘ぐればイヤイヤ)の時間なのかも知れません。故に、理事長としては役員メンバーの相互理解を深めるためのコミュニケーション作りの大切さを痛感しています。 

 折しも、この様な悩みを緩和するために前年度役員の皆さまが予算化し総会承認された管理組合内での情報交換会経費に対して、単なる飲み食い懇親会として捉えられクレーム投書してくる方が有ったことが、今回の合同会議の雰囲気を更に硬直させていることも否めないと感じました。この件に関しては、このあとの審議ダイジェストでも触れたいと思います。

 以下、今回の審議の中で印象に残ったトピックスを中心に記述したいと思います。

 詳細かつ具体的な内容は後続発行の議事録を参照いただければと思います。

 

    議事

1.理事長報告

  環境案件:隣接する養護学校から敷地境界のパーク側の植栽が養護学校の校舎近くまで枝を伸ばし日照を含め障害になっているため、養護学校側で伐採することの許可を依頼されている旨を説明。経費的な要求も無い事、管理組合側も植栽の見直し(グランド計画)も有ることから許可することで審議願い承認されました。

  情報交換会:業務円滑化のため適宜各分科会を含め活性化を要請。役員の費用一部負担・専門委員会メンバーの拠出不要(ボランティアメンバーの為などは前回の合同会義にて合意済みだが、実行に当たっての参加人員数・収支実績報告フォーマットおよび会計処理方法のルール化を要請。関連分科会にて取り組んでもらえる事にしました。

 

2.管理センター報告

 ① 騒音関係:個人的な大工仕事による騒音で困っていて、何とかして欲しいとの問題。 

   個人間の受動感覚的なレベル差などもあり、管理組合として関与し処理するのは難しい問題。申し訳ないが、実際に起こったタイミングで直接ご本人に申し入れていただくか善処要請文を投函いただくなりして個人間で解決いただく内容であり、解決されない場合は警察などの行政機関に持ち込んで解決していただくべく回答することにしました。

   集合住宅であるマンションの特性上、個人間で相互に「思い遣る意識」を醸成し合いながら解決いただかなければならない点も多いと考えられるので、この紙上を借りて住民の皆さまのご理解を賜りたいです。

 ② 吸殻ポイ捨て:上部ベランダからダバコの吸殻が落ちて来て、危険でもあり困っているとの問題。

   火災にも繋がる危険かつ重大な問題であると認識。管理組合として周辺住戸に注意文書を投函する以外出来ないのが現状。何れにしても、このコラムを通して全住戸の皆さまにもご理解とご協力を要請させていただきます。

   また、同様案件に遭遇した場合は即座に管理センターに通報をお願い致します。

  駐車場パスカードの問題:使用不可能となったパスカードの交換費用負担に関し納得出来ないとの申し入れ。

   磁気カードであり、TV等の電磁波発生箇所に近づけた場合などに起こり得る障害で個人管理状態に左右される問題です。カード発行時には取扱注意文書も配られている内容でもあり、再発行に掛かる経費は個人負担していただく事で審議されました。今後のこともあるので駐車場使用細則にも当該内容を盛り込むことも審議了承されました。住民の皆さまもご理解・再認識をお願い致します。

 ④ 懇親会費クレーム:管理組合の懇親会費用を組合管理費から支出することに関し容認出来ないとして、「有志の会」とする会からの投書が有りました。

   管理組合としては無駄使いを無くそうという前向きな投書と受けとめるが、本質的な意味では誤解もあることから、丁寧に説明し理解を得るべく話し合いの場を別途設けて取り組む事としました。差し当たっては当月中に話し合いの機会を設けることを決定。

   本件は冒頭の所感の中でも一部触れましたが、同様の悩みが他のマンションでも散見されるようです。世間一般のマンションでは寧ろ、住民の理解を得て予算化することを前提に積極的に実施すべきアイテムであるとの、マンション管理士の指導通例でもある内容です。何故かと言えば、寄り合い所帯となり勝ちな、管理組合の役員相互のコミュニケーションが非常に大切であり、その手段としての懇親会は管理組合の活性化に欠かせない重要な手段であるとされている内容などを踏まえ、理解を得る話し合いに臨む予定です。

   住民の皆さまにも、変な誤解を生まないよう、ガラス張りの透明性を重視しながら運営してまいりますので、正しく理解していただきますようお願い致します。 

   蛇足ですが、情報交換会は管理組合役員だけでなく住民の皆さまにも参加していただきたいと考えており、今後はその開催PRの在り方にも工夫を加え活性化に繋げて行きたいと考えております。

 

2.分科会報告

<環境分科会>

 ① パーク内インターロッキング舗装改修工事について

   グランドデザイン委員会から提案があった新素材へ変更しての工事検討を試みたが、予算主旨(水溜まり・段差安全対策)との一部乖離問題・臨時総会による再審議化問題などが懸念され、一番重視しなければならない安全対策が遅れてしまう観点から、現行インターロッキングを活かした再張替え工事(一部破損材料は入れ替え)で進めることで審議されました。新素材については次の機会までの実際の強度変形寿命・排水機能寿命・景観賛否見極め等、時間をかけて継続調査した上で適当な機会に住民の理解手順に則って進めるべき課題としました。

   先ずは着工を急ぐことを決定しましたので、住民の皆さまには寸時の猶予をお願い致します。

 ② E棟前の噴水漏水工事

   暫く停止状態を続けている噴水の故障問題に対し、漏水対策工事が必要と判断され工事見積もり依頼されました。今、暫くの猶予をいただきながら解決します。

 

<財政分科会>

 ① 各分科会の予算執行への関与について

   各分科会の予算執行に関し無駄遣い等が内在していないかをチェックするというミッションを負う事としました。

   各分科会などから提案される様々な工事・部材購入・諸経費に関する申請審議をより迅速で確実なものとする事は、住民から預かっている大切な組合費を最大限有効に遣う観点から重要なことです。この視点に立って財政分科会に関与していただくことになりましたが、分科会メンバーは負荷が増え更に忙しくなります。しかし、大切な事ですので宜しくお願いすると共に、各分科会においてはスムーズに事が運ばれるよう協力をお願い致します。

 

<規約総務分科会>

     秋祭りアンケート

   秋祭りについて、今後このままの形式でよいのか? より住民間のコミュニケーションに発展させるためにはどうしたら良いのか? 等々、今後に備える観点から秋祭りの終了後に全戸配布アンケートを自治会との連盟で実施することにしました。

   関連して、このアンケートとは別に、パーク内での同好会・サークル活動の実態調査を年末までに実施することも報告されました。

   住民の皆様には忌憚のないご意見を賜りますようお願いしたいと思います。

 ② 住民マナー改善関連(組織規約専門委員会案件)

   自転車の自住戸への持ち込み時、エントランス・エレベーターホールなどへの乗車乗り入れ等々目に余る行動が散見されていることから、安全性の面からの利用規則のルール作りが必要と提案され整備着手が合意されました。

   自転車については盗難・いたずら等の観点から自戸への持ち込みを規制するのは難しいが、狭いエレベーターへの持ち込みマナーなどをルール化し運営する必要については住民の皆さまの理解は得られるものと認識しております。

  駐車場空き対策(組織規約専門委員会案件)

   駐車場空き問題は利用収入の減に繋がり芳しくありません。昨今の自動車離れの影響もありますが、従来の利用者空き待ち状態は解消されていることが周知されていないことも一因かも知れないのです。従って、住民の皆さまの潜在利用希望者へ呼びかけが必要であることを提案。過去PRした実績もありますが管理センターに再度実施してもらう事で合意。

         2台目以上でも利用可である事・購入思案中の方などの積極的利用に繋がるよう、住民皆さまの関心を喚起したいと存じますので宜しくお願いいたします。

 

<広報分科会>

 ① 9月度UPの特記事項

   「9月よりごみの分別ルールが変わります」・「防災講座&災害対策台帳に関するお知らせ」(更新)等々、何れも全住民のご協力が必要な案件ですので是非とも熟読いただき住みよいパークに繋げていただきたいと思います。

 ② ネットワーク回線の集会室等への追加

   イッツコム社による全住戸のネットワーク端子変更工事に合わせ、共有場所である集会室等々に対する端子付加工事を検討。高層階各棟エントランス・A/E棟ピロティなどへの配線は経費負担が生じることから断念しましたが、集会室等への付加は提案通り承認されました。

   これにより、様々な集会時にネットワーク利用が可能な状況に改善されます。

 

<防災防犯分科会>

 ① 防災資機材整備に関して

   防災資機材整備予算執行に関し、川崎市の補助支援(37万円強)が受けられる運びとなり具体的な処理に入ることが了承されました。

   防災資機材は単にパークの住民のためだけではなく地域住民のためにも資する財産となります。万が一の備えでは有りますが安心に繋がる重要な案件です。今後共充実を心懸ける必要がありますが、当面はこれで十分との見解でした。

 

<修繕分科会>

 ① D工事終了引渡し報告

   過日、D工事が終了し、業者との相互確認をもって引渡し調印がなされたことが報告、合わせて引き渡された膨大な図面・写真等々のファイルを収納する棚が必要とされスチール書棚の購入及び工事に当たっての説明会・展示等に使った工事用サンプルの処分費用が申請され承認されました。

   住民の皆さまには長期間に渡った工事への様々なご協力に対し御礼を申しあげます。

 ② E工事関連(エレベーターリニューアル工事)

    今月10月21日~来年3月14日まで掛かる、パーク発足以来初のエレベーター交換工事が始まる事。関連して、工事業者の詰所・資材置場(A棟ピロティ)が秋祭りの日とバッティングすることから、一時D棟倉庫前を使用することが提案され承認されました。 

    また、関連して工事に際し仕様に関する様々な前向きな匿名投書が有りました。主に耐傷性向上・防犯対策関連が多く提案されている内容との事。 

  修繕専門委員会で詳細検討したところ、内容的にはエレべーター工事に関して相当に精通した方からの投書で、大いに採用したいところも有るが、採用するには予算との乖離が膨大であったり、市街地の公共機関エレベーターとの違いからくる過剰仕様なども散見されました。費用が嵩む状況にならない範囲及び業者との工事遅延に影響しないとの観点から一部採用させていただくことにして進めることが報告されました。

    パークの住民にはレベルの高いその道のプロの方々が多くお住まいであることが再認識されました。投書された方には是非とも修繕専門委員会などに参加していただけると有難いと思います。但し、パーク内の各専門委員会は無償、すなわちボランティア活動によって支えられていることを改めて住民の皆さまにもご認識いただければ幸いです。

 ③ その他

   G工事(電気設備老朽化更新)・F工事(屋上防水・鉄製部塗装更新)等については調査継続及び関連業者との協議などを進行中。

 

 以上が、合同会議の内容トピックスです。

 

 ここまで執筆してみて、本来文才が欠如している自分の置かれている立場に、改めて恐怖しているところです。 

 

 雑感として、管理組合理事会・住棟委員会の合同会議はメンバーも多く大きな会議ですが、やはり新任メンバーにとっては居心地の不安定を感じながらでもある事は否めない事実だろうと思います。義務を果たそうとの責任感に半分悩みながら出席していると思います。なった経験のある人は別にして、稼業として他に仕事を持っている皆さんが大半を占めるマンションの合同会議の性格に照らしてみると、非常に身近な問題を議論しているとの認識に有ってもついて行くのがやっとであろう事が理解されます。

 多分、過去の皆さんも同様であったであろうとの想像に難く有りません。馴れてきて順応できたころには半年を経過し、残る半年に貢献せねばと自覚しはじめたときには残された時間は半年弱という思いが本音であったろうと想像されます。

 この点に気付き、一部役員の継続制が2年前に起案され、昨年から実行されたと聞いておりますが、この制度によって大いに助かっているとの思いは一人私だけだろうとは思いません。

 しかし、良いことが大きいだけに反面、弊害もあることも想像されます。その弊害とは新人役員の皆さんが、継続役員に頼り過ぎ上記した自覚(責任・貢献)になかなか到達しにくい状況も生まれるという事です。ややもすれば、審議そのものが主に継続役員だけでやっている状況に繋がり兼ねないという懸念です。

 杞憂に終わって欲しいと感ずるところですが、けだし、理事長なるが故の変な心配事であることを切に願っている次第でも有ります。

 

 最後に、猛暑も終わり、だいぶ過ごし易くなった今日この頃です。 

 住民の皆さまには、身近であるパーク内の植栽にも季節の移ろいを感じとることが出来ると思います。この小さな幸せを共有しながら、このパークの環境を正しく守り育ててゆくのも管理組合の大きな責務であることを再認識しながら業務を進めてまいります。

 暖かいご支援とご理解を賜わりますよう改めてお願い申し上げます。

以上 

 

平成25年度 理事長 村本 顕一