24年度 第6回合同会議(12月)を終えて

12月9日(日)、第6回合同会議が開催されました。
今回も盛りだくさんの内容でしたので、詳細かつ具体的な議事の内容は後程発行の議事録に譲るとして、印象に残った議題を中心に記述したいと思います。

 

■議事
1.理事長報告
*住民台帳の件、11/25(日)自治会と第一回目の会合。管理組合から規約総務分科会メンバー+理事長&住棟委員長、自治会からは総務部メンバーが出席。防災センターも参加。


まず、台帳作成の目的(何を目指すのか)、どう運営するのか(データの保管・使用・メンテナンス等につき誰がいかに行うのか、個人情報保護は大丈夫かetc)。といった論議があり、台帳作成に賛意を持ちデータの提出に応じてくれる方が対象だろうという点はほぼ一致(強制的にデータを出してもらうことは無理)。
緊急時に不安を感じている方がどこにいるのかを掴んでおくことが大事で少数からでも始めたらよい、民生委員とタイアップして助けのいる方のリストから先ず始めてはどうか、といった意見があった。
(合同会議でこの報告をした際、リスクはどういう形で顕在化するか分からないのであくまでも全居住者のリストを目指すべき、との意見もあった)
次回打合せは12/23(日)、民生委員にも出席してもらい論議を続ける。来年2月頃には、この会議としての結論をまとめ実施に移したい。
規約総務の飯嶋さんに伺ったところでは、台帳の話は平成17or18年頃からの懸案とのこと。論議はしてもイザ実行しようとすると、上述のような具体的・実務的な問題で動きが取れなくなるということの繰り返しだったということ。


本件に関してご意見のある方は是非積極的に論議に参加ください。
 
2.自治会からの連絡(清水会長)
*Eバックチェアの設置に関しての連絡。
前々から合同会議でも話題になっていたAEDの件と併せて、自治体からの補助金の扱いが話題になった。自治会と管理組合とが互いの財布を明確に分けておくことは必要だとしても、組織が一本化(役員選挙が一本化)すればもっと簡単な話になると思うのだが・・・

 

3・防災センターからの投書案件の報告
*一点のみに絞り感想を。自転車置場使用料の口座振替についての投書。
個人的には、この投書の主旨(言わんとすること)については分からないでもないが、どうしても厭ならこの投書者は現金払いにしたらいいだけのこと。
現金を素手で扱うのは、お釣りもいるし金庫の出し入れも都度発生するしということで、とかく間違いの元。基本的には、住民が防災センターの事務手続きの効率化に協力するのかしないのか、ということかと思う。
こういう投書を見ると、住民側も住民としての権利を声高に叫ぶだけでなく、防災センターの事務手続きの改善について(住民が著しく不便にならない限りは)、協力的な姿勢を取りたいものだと思ってしまう。事務の簡素化は、積もり積もれば管理委託料の軽減にもつながるはずだ。

 

4.分科会の報告&提案
これも案件を絞って内容と感想を書きます。


【防災防犯】
*自主防災組織について
先ず「パークシティ溝の口共同防火管理協議会」という組織について。「共同」とは管理組合と自治会が合同で組織という意味、「防火管理」とは防火管理者が中心となっている組織という意味、とのこと。恥ずかしながら勉強になりました。また、防災防犯協議会(管理組合と自治会との組織)メンバーとして管理組合役員全員が入っていることを再認識いたしました。
これに絡んで、防災マニュアルに安否確認の記述がないという指摘が高木議員からあり。重要な指摘と納得。
*AED取り扱い説明会(11/18)実施。約50人参加。
*自家発連動試験(11/27)実施。

断水がなかったとか一部で報知機の発報があった等、想定外のことがあったものの、初めての試験しては一応無事終了。12/16分科会で業者から詳細報告を受ける。
*防災資機材補助金の交付
川崎市からAEDとEバックチェアの購入につき補助金(29万円)の交付が決定。
今後、自治体からの補助金は交付を受ける自治会から管理組合に振り込むという手順をはっきりさせておくことが必要、との意見あり。
*消防設備不具合箇所の改修工事を(株)新東京防災へ発注130万円余。⇒承認

 

【修繕】
*エレベーター改修について、来年1月までに3社から見積もりを受ける。
*D工事関連
先行工事の総括報告あり。結論として「反省点を本工事に活かし、計画通りD工事を進める」。
具体的な改善点は、①居住者とのコミュニケーションを重視しコミュニケーション
ボードを設置する ②作業のマニュアル化を行い、作業員の教育を徹底する。③施工スタッフを増員し工事実施体制を強化 等。
*配布資料の「先行工事総括報告」の内容と公開について⇒承認
今回の工事は、基本的に専有部主体なのでデリケートな内容となりやすい。パークは規模大なので99%うまくいっても、残りの1%(11戸)で不具合が出ると大変な事態になる。
管理組合としては、D工事を行うことのメリット、工事を受け入れる側の心構え等につき引き続きPRしていく必要があるし、何かあった場合の連絡体制等を確立しておくことも必要。いずれにしても、この工事を経ればパークの資産価値が維持されることは間違いないので、修繕分科会・委員会とともに無事終了に向けて頑張りましょう。
なおこれに関連して、工事中に発生した事故ならば因果関係がはっきりしているので対応は可能だろうが、工事の何年か後で不具合が発生した場合はどうなるか(特に自分でリフォームをやっているような場合)、対応を考えておいた方が良い、との意見あり。
*パークとして最初期に建設・分譲されたD・E棟の構造計算書を入手。D・E棟の耐震性も他の棟と同じく新耐震基準であることを確認(今まで不明だった。今回チャンと確認できたことは素晴らしい)。

 

【環境】
*D工事に伴う移植及びI棟北側のメタセコイアの剪定につき、低層棟部会等で意見を求める。
メタセコイアの剪定見積もりについて⇒承認
これに関して、当該植栽に関心の深い近辺の住民の意見を求めることも分かるが、植栽は全体資産なので全体の意見も大事という観点を外すべきではない、との意見あり。
*案内板の刷新を検討する。前回合同会議で総合案内板が話題になったが、劣化し見栄えの悪い案内板や警告看板についても調査を行う。
*遊具について。老朽化・安全不適合のものについては、掲示板による注意喚起だけでは不十分と思われるので、プラカードの貼り付け、HPに使用禁止の主旨と今後の措置を掲載等の手を打ちたい。遊具・ベンチの置き換えについては、3月に予定している住民説明会までに概要をまとめたい。
*築山アンケート、12/9回収予定。※その日の環境分科会の会議で締め切りを12/15に延長
*第3回植栽委員会での議事として、植栽ツアー=来年1月末実施の方向、植栽の問題個所の分類実施、特別剪定実施までに時間がかかり過ぎ住民要望に添えていない点についての改善方法、等を検討。

 

【財政】
*目下、財政・組織見直しPJで検討中の会計見直しに関して、定時総会をにらんだまとめ方、進め方の工程表等を論議。管理費水準の検討も必要ではないかとの見方もあり。
*緊急対応の修繕費用等については、10万円以上案件の合見積もりを条件に、管理センター一任で良いのではと論議。
これに関して、10万円以上案件の全てに合見積もりを取っていたら間に合わないというケースもある。住民の便を第一に状況に応じて融通をきかせるべき、との意見あり。

 

【規約総務】
*規約集改正版、1月中配布予定。中身を全て差し替えとする。費用として予算(32万円)超ではあるが50万円を見込む。
費用50万円を上限として発行⇒承認
*住民台帳に関する自治会との打ち合わせ=次回12/23。

 

【広報】
*HP委員会活動報告
11月のアクセス6390件、常連さんのアクセス668件。
掲載記事内容=多岐にわたるので本稿では割愛(スイマセン)。
*パーク便り22号=12/11配布。23号=新年号、24号以降は分科会の経過報告・メンバー写真等。

 

5.管理防災センターからの業務報告&承認依頼事項
多岐にわたるので議事録を参照ください(スイマセン)。
一つだけ、報告事項として話があった「火災警報ボタンの押し間違えの際の対応」について。
警報ボタンを誤って押してしまった場合、防災センターは確認のためインターホンで確認を必ず取るという手順を踏む。その際必ずインターホンに出て応答してほしいとのこと(出ないヒトが多い!間違いで押したことに気づいていないのか?)。
また、一旦発報すると電話での問い合わせが集中して、防災センターで対応が取れなくなるので電話は遠慮してほしい、とのこと。本当に火災というような緊急事態であれば全館放送を行う。
⇒是非住民に周知したい話です。広報分科会殿よろしくお願いします。

 

今回の報告は以上です。


それでは皆様、ちょっと早いですが良いお年をお迎えください。

 

以上

 

平成24年度 理事長 宮下 暁